7 tips voor het organiseren van een warmte-initiatief. Geleerde lessen uit de Benedenbuurt Wageningen

2. Maak afspraken over de rol- en werkverdeling 

Een hele wijk meekrijgen en draagvlak creëren voor een energietransitie is niet makkelijk. De oprichting van de coöperatie in januari 2018 ging daarom ook zeker niet over een nacht ijs. Geerts legt uit: “Het heeft maanden geduurd voordat de coöperatie écht vorm kreeg. De achterban hadden we mee. Nu moest de inrichting van de coöperatie beginnen, zoals het opstellen van statuten en vooral alle neuzen dezelfde kant op krijgen."

"Arien Scholtens van coöperatie deA heeft geholpen om onze organisatiestructuur scherp te krijgen. Zo werden rollen en werkvormen concreet en officieel, die vanaf het begin al zo gegroeid waren. We hebben nu een voorzitter, een penningmeester, algemene bestuursleden, leden van commissies en een notulist.” 

“In de praktijk werkt dit als volgt”, vult Lelieveld aan. “Een projectteam houdt zich bezig met de dagelijkse vorderingen en krijgt een vergoeding. Buurtbewoners en professionals van de gemeente en de Woningstichting vormen werkgroepen die zich bezighouden met communicatie en huishoudelijke reglementen. Zij rapporteren rechtstreeks aan het projectmanagement en het bestuur. Daarnaast hebben we nu een vaste vergaderplek.” 

3. Delegeer taken en bespreek alleen nuttige zaken in diverse meetings

Lelieveld is blij dat er steeds meer structuur is binnen de coöperatie. “Na de rolverdeling konden we interne afspraken vastleggen. Zo vergadert het projectteam wekelijks met (mensen van) de gemeente en Woningstichting en vindt eens per maand een bestuurlijk overleg plaats. Hierbij zijn de directeur van de Woningstichting, de wethouder van de gemeente en een deel van het WoW-bestuur aanwezig.” 

Maar alles in één bestuursvergadering bespreken, wordt volgens Geerts te complex. “Daarom duiken de werkgroepen de inhoud in en delen vervolgens hun visie en plan met het bestuur. Als er toestemming nodig is om dat plan verder uit te werken komt er overleg, een feedbackronde en uiteindelijk een versie waar iedereen achterstaat. Echt fundamentele onderwerpen zoals de kernwaarden van de coöperatie gaan door naar de Algemene Leden Vergadering (ALV). Want uiteindelijk moet iedereen het eens zijn over de richting die we inslaan.”

4. Wees transparant naar elkaar toe 

Eenmaal aan het werk als gestructureerde coöperatie kwam al gauw naar voren dat het in de praktijk anders werkt dan op papier. Geerts: “Na de inrichting van de coöperatie kwam er discussie over verantwoordelijkheden. Het bestuur voelde dat ze verantwoording moest afleggen aan bewoners en wilde continu geïnformeerd worden. Dit voelde voor het projectteam als wantrouwen en een gebrek aan waardering. Sinds dit is uitgesproken, schuift een bestuurslid aan tafel bij overleggen tussen projectteam, gemeente en de Woningstichting, en groeit het vertrouwen.” 

5. Gebruik communicatiemodellen om een overleg soepel te laten verlopen

Een ander punt waar veel over is gediscussieerd was hoe technische plannen werden overgedragen. Voor de een was het gesneden koek, de ander kon geen chocolade maken van het rapport. Vanuit de buurt is hier een oplossing voor bedacht. Geerts: “Het technisch plan van het projectteam was té gedetailleerd waardoor de boodschap niet goed overkwam. Er ontstonden aannames en er werd langs elkaar gepraat. Een buurtbewoner attendeerde ons op de conflictpiramide: een model dat verschillende discussieniveaus onderscheidt. Nu herkennen we beter wanneer we te veel details bespreken en niet op het juiste niveau overleggen.”

6. Luister naar de opmerkingen en vragen van nieuwe leden

Discussies houden je scherp, maar soms is een frisse blik op het project handig. Geerts: “Je merkt dat de kerngroep weleens in herhaling valt qua discussies. Het is dan lastig om elkaars inzichten aan te nemen. Een nieuwe buurtbewoner die meer afstand heeft, zet ons vaak weer op scherp.” Maar deze nieuwe leden stellen vaak ook vragen waar allang een antwoord op is gevonden.

“Dat is weleens lastig, maar we zorgen dan dat ‘de nieuwen’ op een ander moment worden bijgepraat. Vooral Wanka neemt vaak uitgebreid de tijd om mensen mee te nemen in het proces wat al achter ons ligt. Ook is er een document met veelgestelde vragen en kunnen deze mensen altijd aankloppen bij het bestuur. We focussen op vertrouwen en luisteren in plaats van overtuigen,” aldus Geerts.

7. Focus op de samenwerking tussen gemeente en een woningcorporatie

Niet alleen leden, ook de gemeente Wageningen en de Woningstichting steken veel energie in het project. En dat geeft het team morele steun. Lelieveld: “Het is goed om te zien dat ze ons en dit project zo serieus nemen. Dat moet wel want het is écht een samenwerking. De transitie is straks ook in hun belang; de gemeente en de Woningstichting hebben een verduurzamingsambitie waaraan dit project een flinke bijdrage levert. De input van deze partijen is dan ook waardevol voor de besluitvorming binnen de coöperatie. Zo helpt de gemeente ons op strategisch vlak en krijgen we veel steun van de Woningstichting. Zij gaan óók het gesprek aan met de bewoners. Want als we van het gas af willen, mag iedereen er iets van vinden. Iedereen moet instemmen dat het een goed plan is.”