Verslag Kennissessie #2.2: Dynamisch stakeholder management
Op 10 juli 2020 was het weer tijd voor een kennissessie warmte georganiseerd door HIER opgewekt samen met Buurtwarmte, deze keer online via Zoom. Zo’n 30 deelnemers van bewonersinitiatieven en gemeenten logden 3 uur lang in om bij te praten over dynamisch stakeholder management. Ofwel: hoe ga je om met alle betrokken partijen in het proces? In de loop der tijd veranderen rollen soms, en wat doe je dan?
Op het programma van de sessie staan twee presentaties. De eerste is van Rutger Bergboer over hun warmte-initiatief Nagele in Balans. Daarna vertelt Jurgen Pennings van Heijmans de deelnemers alles over zijn ervaringen met stakeholder management bij warmteprojecten. Via de chat is er bij beide presentaties ruim de mogelijkheid om vragen te stellen. Tot slot wordt de groep opgesplitst en praten we verder in digitale breakout rooms.
Nagele aardgasvrij
Hoe zorg je in een klein dorp met veel verschillende stakeholders voor een centrale warmtevoorziening? Het dorp Nagele kwam voor die uitdaging te staan. Ze zijn door het Ministerie van Binnenlandse Zaken aangewezen als proefwijk, waardoor ze budget kregen om hun dorp aardgasvrij te maken. Hun aanpak was creatief: ze schreven een landelijke prijsvraag uit voor ideeën. Bij aanvang kregen ze te maken met allerlei stakeholders, zoals de dorpsbewoners, energieleveranciers, verenigingen, ontwerpbureaus, RVO en de gemeente. Uiteindelijk lukte het niet met alle stakeholders en moesten ze ook van enkele partijen afscheid nemen. Nu is Nagele Warmte B.V. opgericht, met verschillende werkgroepen die samenwerken.
Het plan van Nagele
Het plattedakendorp leent zich uitstekend voor zonnecollectoren. Er wordt een balans gemaakt tussen opwekking, opslag en gebruik van energie. Dit gebeurt door een seizoensberging. Onder de grote grasvelden van de woonhoven komen goed geïsoleerde opslagtanks met warm water te liggen. Het overschot aan heet water die de thermische zonnecollectoren ‘s zomers opwekken, wordt hierin opgeslagen. In de winter gebruikt het systeem dit warme water om de huizen te verwarmen. Eén partij wordt gerechtigd tot de installatie. De bewoners sluiten met deze partij een contract voor de levering van warmte door middel van een ESCo (Energy Service Company).
Vind in het proces elkaars (achterliggende) belangen en kom aan tafel met de mensen die uiteindelijk mandaat hebben.
Beginnen met pilot
De eerste stappen zijn gezet. Om ervaring op te doen start Nagele in Balans met een pilot als kennis- en voorbeeldproject. Acht woningen aan de Ring en voormalig schoolgebouw ‘de Acht’ worden als eerste voorzien van het nieuwe warmtesysteem. Daarna schalen ze op naar andere woonhoven in het dorp. ‘Echt knap dat jullie al zo ver zijn’, complimenteert Kirsten Notten van Buurtwarmte. Zij verzamelt alle vragen die er binnenkomen via de chat, en legt ze voor aan Rutger. En de vragen stromen zeker binnen.
Vaar niet blind op één partij
Of Rutger dit project nog steeds in zijn vrije tijd doet, wil Marjolein Tillema-Kerschoten van Energieneutraal weten. Nee, is het antwoord. Inmiddels heeft hij de betaalde functie van projectleider. En wat gaat het kosten voor de bewoners, vragen meerdere deelnemers. Nagele in Balans wil de bewoners het liefst niets vragen. Alleen het systeem in hun huis moet iets aangepast worden, dat kost 1600 euro. Maar daarna gaat hun energielabel van C naar A+. "Hoe kwam het dat uiteindelijk niet met alle stakeholders op één lijn zaten?", vraagt een andere deelnemer. Rutger: “Met HVC zijn we er achteraf te snel, gemakkelijk en naïef in gestapt. We hadden geen andere partijen gevraagd. Dat is dus ook mijn advies: vaar niet blind op één partij. En zorg dat je met de juiste persoon aan tafel zit. Bij Hendrik de Keijzer had ik gesproken met iemand die achteraf geen mandaat bleek te hebben. Dan kun je allebei nog zo enthousiast zijn, maar dat is niet voldoende.”
Stakeholdermanagement bij bouwprojecten
Vanuit een andere invalshoek, namelijk die van een bouwbedrijf, vertelt Jurgen Pennings van Heijmans zijn verhaal over stakeholder management. Jurgen werkt nu 10 jaar voor Heijmans en merkt ook bij hun bouwprojecten dat de belangen door de jaren heen snel veranderen. “Eerder was de vraag of we iets wilden bouwen wat al een kant en klaar plan was. Nu komt er veel meer bij kijken. De omgeving betrekken en strategisch kijken naar de verschillende stakeholders. Welke rol kunnen zij in welke fase vervullen? Al bij de start van het project brengen we de stakeholders in kaart en maken we een strak plan. Draagvlak creëren is essentieel.”
Omgaan met weerstand
Die relatie met stakeholders, daar hebben veel deelnemers vragen over. Hoe gaat Jurgen bijvoorbeeld om met weerstand, vraagt Huib de Vriend van Heuvelrug Energie. “Het stakeholder management is niet eenmalig,” reageert Jurgen. “Je moet dit ook tijdens het project bij blijven houden. In de standaard stakeholdertabel heb je verschillende knoppen om aan te draaien. De grootte van de bolletjes kunnen voor de macht staan. Maar je kunt dit ook voor risico’s of invloed invullen. Zo krijg je een goed beeld van de factoren die meespelen.” Zo zie je in de onderstaande afbeelding een voorbeeld van een dergelijke analyse.
Hoe maak je een plan?
Kirsten Notten van Buurtwarmte is nog benieuwd naar tips voor een plan voor stakeholder management. Jurgen: “Ik zou beginnen met een projectplan. Het hoofdstuk omgevingsmanagement verdeel je in vijf onderwerpen, namelijk stakeholder management, communicatie, verkeersmanagement, conditionering en publiek-private toestemmingen. Daarna breng je met een brainstormsessie de stakeholders in kaart, en plaats je deze in een excel met toetsingskolommen. Probeer de brainstorm ook met externen te doen.”
Voor Heijmans is draagvlak bij de stakeholders meestal essentieel om hun bouwprojecten te laten slagen.
Discussie
Dan is het tijd voor een interactieve discussieronde. Alle deelnemers worden in kleine groepjes verdeeld. In zogenoemde breakout rooms mogen ze 40 minuten lang aan de slag met 3 vragen:
- Wat zijn de belangrijkste onderwerpen die je van tevoren met alle stakeholders afstemt?
- Hoe ga je met verschillende belangen om? En wat doe je als er een conflict ontstaat?
- Hoe borg je 30 jaar lang een werkend warmtesysteem?
De tijd vliegt voorbij en voor de deelnemers het weten zijn we weer terug in de groepssessies. Ter afsluiting delen we nog enkele belangrijke bevindingen uit de discussie:
- “Zeggenschap moet bij de bewoners liggen. Er is dus een machtsverschuiving nodig. En dat vraagt om geld en energie.”
- “Bewoners zijn de belangrijkste stakeholders. Hun rollen moeten duidelijk bepaald worden. En hun belangen moeten duidelijk in kaart gebracht worden.”
- “De gemeente heeft een regierol. Aan hen de taak om te zorgen voor een harmonieus proces.”
- “Je kunt niet alle risico’s van tevoren afvinken. Dan wordt het ook wel erg doemdenken.”
- “Het is wel belangrijk om de grote risico’s in kaart te brengen. Het eigendom moet bij de bewoners komen te liggen, zodat de gemeente zich niet ineens terug kan trekken.”
- “Onze gemeente vond een warmtenetwerk een prima idee, maar te duur. Daarom stappen wij zelf naar netbeheerders of ze willen investeren.”
- “Het is best een puzzel qua zeggenschap, financiering en eigendom. Maar dit moet wel allemaal duidelijk zijn voordat je begint.”
Meer achtergrondinformatie
Het vervolg: Kennissessie #2.3
Op 8 oktober volgt de derde kennissessie van dit jaar, waarin we verder praten over de financiering van een wijkwarmtebedrijf. Wil je ook deelnemen? Meld je dan aan!
