Communicatieplan opstellen: hoe doe je dat?
Je wilt buren, wijk-, dorps- of stadsbewoners aanspreken om deel te nemen aan je duurzame-energieproject. Maar wat ga je vertellen, aan wie? Hoe wil je die mensen bereiken en hoe ga je ze interesseren voor jouw project? Maak een communicatieplan. Het hoeft geen dik boekwerk te zijn, maar zorg dat je in je plan vooraf een duidelijk beeld hebt. We worden tegenwoordig overspoeld met informatie, je wilt eruit springen met je communicatie en daar kan een plan bij helpen. In dit artikel bespreken we 8 punten om op te nemen in je communicatieplan.
1. Doelgroep
Denk na over je doelgroep(en). Wie - welke (verschillende) mensen - wil je precies bereiken? Door na te denken over onderstaande vragen krijg je er gevoel bij met wie je eigenlijk in contact wilt komen en hoe je dat het beste kunt doen.
- Wie wil je bereiken?
- Wat kenmerkt deze doelgroep(en)? Denk aan interesses, houding, kennis, communicatiegedrag van verschillende mensen.
- Waar wonen deze mensen?
- Wat doen ze?
- Waar komen ze?
2. Doelstelling
Wat wil je bereiken met je communicatie? Stel jezelf een doel en formuleer dat SMART:
Specifiek: eenduidig uit te leggen;
Meetbaar: achteraf kunnen meten of het gehaald is;
Actiegericht: er moeten activiteiten aan vast zitten;
Realistisch: de doelstelling moet haalbaar zijn;
Tijdsgebonden: er moet een begin en een eindpunt zijn.
Voorbeeld van een SMART doelstelling:
“In 2020 is het ledenaantal van onze coöperatie met 20% gegroeid ten opzichte van 2017.”
Of
“Eind 2018 heeft onze coöperatie 500 paneeldelen van het postcoderoosproject ‘Zonnedak’ verkocht.”
3. Boodschap en merkwaarden
Wat wil je communiceren? Wat wil je de doelgroep(en) vertellen?
Heb je meerdere doelgroepen? Misschien wil je je boodschap per doelgroep aanpassen.
Een voorbeeld van een boodschap bij een doelgroep:
“De leden van de lokale voetbalclub FC Zon (doelgroep) informeren over het postcoderoosproject ‘Zonnedak’ met het verhaal ‘Lokaal is ideaal’.”
Bedenk ook wat het karakter is van jullie coöperatie als merk. Hoe wil je over komen naar de buitenwereld. Informeel, zakelijk of juist professioneel? Dit zijn je merkwaarden. Andere voorbeelden van merkwaarden zijn: helder, toegankelijk, eerlijk, vrolijk. Als je het karakter van je merk weet, kun je ernaar handelen. Neem de merkwaarden als uitgangspunt voor al je communicatie-uitingen. Je wilt dat je uitstraling in lijn is met het karakter van jullie merk.
4. Communicatiemiddelen en media
Welke middelen/media ga je inschakelen om de boodschap aan de doelgroep(en) te kunnen communiceren? Selecteer de beste middelen/media, en doe dit weer per doelgroep als ze veel van elkaar verschillen. Denk aan: persoonlijk contact, presentaties, flyers/folders, nieuwsbrief, internet en social media, pers.
5. Planning
In welke volgorde zet je de middelen in en hoe bouw je je boodschap op? Er zijn verschillende mogelijkheden daarvoor, bijvoorbeeld:
Eenzelfde boodschap via verschillende middelen/media aan de doelgroep aanbieden. Dit kan verspreid over een langere periode (10 advertenties in 10 weken), maar ook een piek in korte tijd (10 advertenties in 2 weken).
6. Organisatie
Wie pakte welke communicatietaken op? Leg dit vast in het communicatieplan. Dit hoeven niet alleen interne mensen te zijn, je kunt natuurlijk ook hulp van derden inschakelen. Zoals een communicatiebureau, een student vormgeving of een kennis die handig is met social media. Je wilt dat je communicatie er gelikt uitziet, dus verdeel de taken over de juiste mensen en schakel hulp in waar nodig.
7. Financiën
Hoeveel budget is beschikbaar? De uitvoering van een communicatieplan kost geld. In een kostenbegroting kun je alle kosten op een rij zetten.
Denk aan:
- Productie van materiaal
- Verspreiding
- Plaatsing
- Inschakeling van bureaus
- Post onvoorzien (5-10% van totaalbudget)
8. Uitvoering, monitoring en evaluatie
Stem bij de uitvoering van het communicatieplan de communicatiemiddelen en de manier van communiceren af op je merkwaarden. Zorg bijvoorbeeld voor een passende schrijfstijl en vormgeving. Je zult merken dat keuzes maken veel gemakkelijker is met je merkwaarden als kompas. Kijk ook nog eens kritisch naar je website, want dat is je belangrijkste visitekaartje. Is die in lijn met het karakter van je merk?
Ben je eenmaal goed op weg met de communicatie? Vraag jezelf zo nu en dan af: hoe gaat het? Door tussentijdse meetpunten in te stellen, kun je kijken of de activiteiten voldoende opleveren. Door goed te monitoren kun je tijdig bijspringen als het niet goed gaat.
