Organiseren van een energiecoöperatie
Of je nu net begint met het verkennen hoe je samen energie kunt opwekken, of een doorgewinterde energiecoöperatie bent; je kunt de organisatie altijd verbeteren. Een initiatief met een sterke organisatiestructuur is toekomstbestendig en komt tot concrete projecten. Waar kun je op letten bij het inrichten van je energie-initiatief? En hoe stimuleer je ledenbetrokkenheid? We zetten de belangrijkste punten op een rij.
In dit artikel:
Recept voor een succesvolle energiecoöperatie
Energiecoöperaties die langer bezig zijn en écht succes hebben, zijn goed georganiseerd. Het fundament daarvoor is om anderen meteen te betrekken bij de eerste plannen of activiteiten. Als meerdere mensen zich namelijk betrokken voelen bij deze plannen, heb je een goede basis voor vervolgactiviteiten. Niet alleen zorgen meerdere handjes voor licht werk, maar veel betrokkenheid zorgt ook voor een groter draagvlak en netwerk in de omgeving. Hierdoor hebben je plannen meer kans op slagen.
Zie voor meer tips bij opstarten het artikel 'eerste hulp bij opstarten’ en het artikel '5 tips voor een succesvol energie-initiatief'.
Om mensen te betrekken, helpt het je om je verhaal en doel scherp voor ogen te hebben. Je kunt je doel scherp leren verwoorden door het ‘Golden Circle’-model toe te passen.
Rechtsvorm kiezen voor je energie-initiatief
Je hebt een goede basis opgebouwd voor je energie-initiatief. Nu wil je aan de slag gaan met het collectief opwekken van energie. Samen maak je plannen en ga je in gesprek met verschillende partijen om ze uit te voeren. Vroeg of laat zal je moeten gaan nadenken over een rechtsvorm voor je initiatief om je activiteiten voort te zetten. Een rechtsvorm is voor een subsidieverstrekker, bank of verzekeraar nodig om de aansprakelijkheid bij een project te garanderen. Er zijn verschillende rechtsvormen: stichting, vereniging, coöperatie en besloten vennootschap. Bedenk goed welke vorm het best bij jouw initiatief past en laat je goed informeren.
Veel initiatieven waarin mensen samen energie gaan opwekken, kiezen voor de rechtsvorm coöperatief. Deze rechtsvorm is eigenlijk een speciale vereniging die zonder winstoogmerk toch overeenkomsten kan aangaan met en voor haar leden. Hiermee kan je dus goed de opbrengsten van jullie energieproject met elkaar delen.
Overweeg je te kiezen voor een coöperatie? Laat je dan inspireren door de 7 principes van coöperatieve ondernemingen.
Toekomstbestendige rechtsvorm
Het beste is natuurlijk om bij de oprichting van de coöperatie al juridisch gezien rekening te houden met toekomstige projecten. Zo zorg je ervoor dat jullie initiatief niet te veel tijd verliest en geld besteed aan het aanpassen van de organisatie en de rechtsvorm op een later moment. Gaat het jullie energiecoöperatie enorm voor de wind en biedt jullie oprichtingsakte geen mogelijkheid tot het uitbreiden van jullie activiteiten? Er zijn altijd mogelijkheden om binnen de bestaande coöperatiestructuur nieuwe projecten toe te passen. Hier lees je alles over hoe je de coöperatie bij meerdere projecten inricht.
Heb je eenmaal een rechtsvorm gekozen, dan leg je spelregels hiervan vast in statuten. In de statuten wordt vastgelegd hoe je als initiatief omgaat met bijvoorbeeld bestuurlijke aansprakelijkheid, lidmaatschap, besluitvorming en toezicht. Door het goed vast te leggen aan het begin, voorkom je latere problemen.
Zie het artikel 'Statuten: wat moet er in staan?' voor informatie wat je in je statuten opneemt.
Zo zorg je voor behoorlijk bestuur
Het is belangrijk om toezicht te houden op activiteiten en geldstromen binnen je organisatie. Goede governance, ofwel behoorlijk bestuur, is een sleutel tot succes. Praktisch begint dit met het maken van goede afspraken (zoals in je statuten). In feite waarborg je hier als initiatief mee dat je zorgvuldig handelt.
Zorgvuldig handelen is overigens niet optioneel, vanuit de Wet op financieel toezicht is het logisch om hier aan te voldoen. Om je te helpen om de kwaliteit van behoorlijk bestuur te vergroten, is er een Coöperatie Code. Dat is discussiestuk voor je bestuursleden met 9 principes.
Een ander onderdeel van behoorlijk bestuur gaat over de financiën. Zo is het onder een aantal rechtsvormen ook verplicht om een jaarrekening op te stellen. Lees hier wat er in de jaarrekening moet staan.
Werven en behouden van leden en vrijwilligers
Binnen veel energie-initiatieven werken veel mensen samen vrijwillig aan verschillende activiteiten. Heb je veel werk te doen, vergroot dan je netwerk door meer mensen aan je te binden. Twee doorgewinterde initiatieven geven tips hoe nieuwe vrijwilligers te enthousiasmeren. Als je merkt dat de energie inzakt, lees dan deze 10 tips om de spirit er in te houden.
Wie betaal je wel en wie niet? Het is een bekend en actueel dilemma voor energie-initiatieven. Er zijn verschillende perspectieven op dit dilemma en het is aan te raden hier regelmatig binnen je organisatie het gesprek over aan te gaan.
Vergeet niet dat bestuursleden vaak een behoorlijke stempel kunnen drukken op de vrijwilligers en leden die je bij je initiatief betrekt. Daarom is het belangrijk om een stevig bestuur met de nodige kennis en kunde samen te stellen. Zoek hiervoor binnen en buiten je netwerk naar geschikte bestuurskandidaten.
Een belangrijk knelpunt bij energie initiatieven is dat het lastig is om een diverse achterban nieuwe leden te werven. Weet jij uit welke vijver je vist en hoe je een andere doelgroep bereikt? Werf je bijvoorbeeld onder de groene voorlopers of ben je ook toegankelijk voor een breed publiek?
Goede administratie, privacy en vergaderen
Een Excelsheet of twee hier, een Dropbox daar: jonge organisaties hebben vaak nog geen professioneel opgezette backoffice. Maar zodra een organisatie gaat groeien, neemt ook de behoefte toe aan gestructureerde informatiestromen. We hebben de diverse administratiesystemen voor energiecoöperaties op een rijtje gezet.
Ook privacy is een aandachtspunt. Daarvoor bestaat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het is essentieel om te weten hoe de privacy van je leden beschermd worden. Daarvoor hebben we een aantal voorbeelddocumenten (zoals een privacyverklaring, verwerkingsovereenkomst en cookieverklaring) opgesteld waarmee je coöperatie de eisen uit de AVG-wetgeving in het beleid en de administratie kan doorvoeren.
Na de corona-crisis heeft de samenleving kennis gemaakt met digitaal vergaderen, zo ook de energie-initiatieven. Lees hier over het organiseren van een digitale ALV.
Doorlopend reflecteren
De energiecoöperatie is opgericht, de inkt op de overeenkomsten is droog en de installatie produceert stroom. Je kunt eindelijk even achterover leunen. Misschien begin je binnenkort wel een nieuw project, op een andere plek, met andere mensen? Vergeet dan niet regelmatig poolshoogte te nemen: zijn we nog op koers? Dit door je door regelmatig met elkaar te bespreken wat goed gaat en wat beter kan.
Door handig gebruik te maken van het netwerk van coöperatieve en collectieve energie initiatieven, kun je leren van elkaar. Jaarlijks ontmoeten de energie-initiatieven elkaar op HIER Opgewekt, handig om jezelf ook aan te melden! Lees ondertussen de zes stappen waarin een collectief zich ontwikkelt.
