Een online bijeenkomst organiseren voor je energie-initiatief

1. Overleggen in kleine club

Wil je met ene beperkt aantal mensen overleggen? Dan bieden alle allerlei platforms (inclusief de hierboven genoemde) daar de mogelijkheid voor. Met de gratis versie van Zoom kun je tot 40 minuten vergaderen met maximaal 50 mensen.

Online overleg met een groep vergt wel een iets andere vergaderdiscipline dan aan de keukentafel. Aangezien door elkaar heen praten in een online overleg erg storend werkt, is het advies om een voorzitter het overleg te laten leiden en als deelnemer je microfoon uit te zetten (‘mute’) als je niet aan het woord bent. Gaat het overleg over een specifiek document, dan kun je die als voorzitter ('host') via ‘bestand delen’ in het scherm zetten zodat iedereen het kan zien. Een paar keer oefenen en je hebt het online vergaderen onder de knie.

2. Presentaties en webinars

Zoom, evenals de andere platforms, leent zich ook uitstekend voor het geven van een presentatie of het organiseren van een webinar. Zo kun je bijvoorbeeld buurtgenoten informeren over een specifiek onderwerp of je nieuwe project.

Als host kun je een co-host aanwijzen die dan ook rechten heeft om de Zoom-meeting te bedienen. Zo kan de (externe) spreker bijvoorbeeld zijn scherm delen voor zijn presentatie. Ook hier is enige discipline van belang om een succesvolle bijeenkomst te hebben. We geven je wat tips:

• Wijs de spreker(s) aan als co-host om zijn/haar scherm te delen.
• Zet van alle deelnemers standaard hun geluid uit ('mute all'). Niks is storender dan dat een van de deelnemers door je presentatie praat.
• Spreek af dat er tijdens de presentatie geen ruimte is voor vragen, maar dat na afloop van de presentatie hiervoor een tijdsblok gereserveerd is.
• Spreek af vragen stellen via de chatfunctie gaat. Zorg ervoor dat één persoon (host of extra co-host)  de vragen uit de chat kan selecteren. Die kan vervolgens de vragensteller eventueel om toelichting vragen en de spreker de kans geven om te reageren. Benadruk dat de chat alleen bedoeld is voor vragen voor de spreker, niet voor onderlinge gesprekken.
• Verdeel de verantwoordelijkheden tijdens een webinar met je team. Zorg dat de rollen voor 2-4 man duidelijk verdeeld zijn:
  • Webinar leiden
  • Techniek ('muten', 'waiting rooms', 'breakout rooms', etc.)
  • Modereren (vragen selecteren uit de chat en zorgen dat ze gesteld worden aan de spreker)
  • Eventuele verslaglegging

3. Bijeenkomsten met deelsessies of workshops

Het is in Zoom ook mogelijk om een bijeenkomst te organiseren met verschillende deelsessies of workshops. De optie om in groepjes uiteen te gaan wordt in Zoom 'break-out rooms' genoemd. Hiermee kun je deelnemers in verschillende groepen indelen om te discussiëren over een specifiek thema, of om ze verschillende presentaties of workshops te laten volgen. In deze break-out rooms hebben de subgroepen de mogelijkheid om audio, video en scherm met elkaar te delen. Het is belangrijk dit goed voor te bereiden en je aan een paar basisregels te houden:

• Als host kun je ‘break-out rooms’ aanmaken in Zoom. Zorg daarvoor dat je in je Zoom-account via het menu ‘settings’ op het tabblad ‘meeting’ de optie 'break-out rooms' hebt aangevinkt.
• In je sessie klik je op de knop break-out rooms om de subgroepen aan te maken. Indien je niet exact weet wie er allemaal deelnemen, kun je dit helaas niet vooraf doen. Je kunt ze pas aanmaken op het moment dat je ze nodig hebt. Je geeft vervolgens het aantal rooms aan dat je wilt gebruiken (‘create rooms’) en verdeelt de deelnemers over de rooms. Daarbij kun je ervoor kiezen alle deelnemers willekeurig (‘automatically’) of gericht in te delen (‘manually’). Plaats deelnemers in de verschillende break-out rooms (‘assign’) of verplaats ze (‘move to) van de ene naar de andere room.
• Iedereen ingedeeld? Via de button ‘options’ kun je vervolgens nog instellen hoe lang de deelsessies duren en dat de rooms na verloop van die tijd automatisch gesloten worden. De deelnemers komen dan automatisch weer terug in de plenaire meeting ('main). Een aanrader, omdat je alle deelnemers op die manier weer tegelijkertijd terug hebt.

Tips

Een paar tips uit onze eigen ervaringen met break-out rooms:

• Wijs per break-out room één gespreksvoorzitter aan die het gesprek in de groep faciliteert. Deze persoon wijst eventueel ook iemand aan die later in de plenaire meeting zorgt voor een terugkoppeling van wat is besproken.
• Als host kun je even ‘langs gaan’ bij de verschillende rooms via ‘join room’, om te kijken hoe het gaat. Zorg in ieder geval voor een hele heldere instructie/uitleg van wat je van de deelnemers in de break-out rooms verwacht. Zelf proberen wij in iedere break-out room altijd één collega van ons organisatieteam aanwezig te hebben die dit extra kan toelichten. 
• Wil je deelnemers indelen op basis van hun voorkeur voor een specifieke deelsessie? Zorg dan dat je vooraf van alle deelnemers hun voorkeur opvraagt. Bekijk hier een uitleg hoe je groepen vooraf indeelt. Of deel ze zelf handmatig in tijdens het begin van je sessie. Het is dan verstandig om een speciale co-host deze taak te geven.