Administratiesystemen voor energiecoöperaties

Econobis

Econobis is het ICT-platform voor energiecoöperaties en andere burger energie-initiatieven in Nederland. Econobis biedt functionaliteiten om alle relevante administratieve processen van energiecoöperaties en energie-initiatieven te ondersteunen. Het systeem is speciaal ontworpen voor energiecoöperaties en energie-initiatieven in Nederland. Organisaties die Econobis gebruiken, zijn tevens lid van coöperatie Ecode. In deze coöperatie hebben alle leden, en dus ook alle gebruikers van ECONOBIS, één stem. De zeggenschap over verdere ontwikkeling en het eigendom van het systeem ligt in eigen handen en is coöperatief georganiseerd.

Welke toepassingen biedt het administratiesysteem?

Het ICT-platform Econobis wordt online ter beschikking gesteld. Het ondersteunt alle activiteiten van energie-initiatieven. Ten eerste het voeren van een relatieadministratie en communicatie met relaties (leden). Ten tweede het administreren van opwekprojecten, zowel postcoderoos- als participatieprojecten. Ten derde het ondersteunen van leden bij het realiseren van besparingen. En als laatste het verkopen van energie (als tussenpartij van een energieleverancier).

Econobis bevat daarvoor diverse modules waaronder:

• relatieadministratie (inclusief e-mailafhandeling),
• mutatiebeheer energieafname (ondersteuning van de klantreis),
• projectadministratie (postcoderoos- en participatieprojecten),
• energiebesparing (ondersteuning van de klantreis),
• financiën.

Daarnaast biedt het systeem functionaliteit voor taakbeheer, documentenbeheer en het instellen van workflows. Ook kan het energie-initiatief het ledenportaal van ECONOBIS op de eigen website van de het energie-initiatief plaatsen. Leden kunnen inloggen om hun eigen gegevens te bekijken en (de niet geblokkeerde gegevens) te wijzigen.

Econobis biedt als extra optie ook het zogenaamde ‘Hoomdossier’. Daarin kan een bewoner zelf alle energiebesparingsmaatregelen in zijn of haar woning invoeren en bijhouden. Zo is eenvoudig te bepalen welke maatregelen nog meer mogelijk zijn en wat daarvan het effect en de terugverdientijd is. Het Hoomdossier is ook een hulpmiddel waarmee een energiecoach van de coöperatie de bewoner beter kan adviseren.

Lees de uitgebreide beschrijving van de functionaliteiten in de “brochure Econobis” die je kan vinden op www.econobis.nl. Hier vind je ook een beschrijving van het Hoomdossier. 

Wat kost het? 

De leden van Coöperatie Ecode hebben gezamenlijk de tarieven voor het werken met Econobis bepaald. De tarieven zijn jaarlijkse abonnementskosten voor het gebruik van Econobis.

Uitgangspunten voor de tarieven zijn:

• De oplossing is betaalbaar voor de sector maar genereert ook voldoende opbrengsten om de continuïteit te waarborgen en waar nodig ondersteuning te bieden.
• We willen onze eigen sector versterken en professionaliseren. De tarieven voor kleine, startende coöperaties zijn beperkt, om zo opstart en professionalisering direct te faciliteren. Grotere, gevestigde coöperaties ondersteunen op deze manier de kleine.

De tarieven liggen tussen de € 250,- per jaar voor kleine coöperaties met één postcoderoosproject en minder dan 50 leden tot € 6.000,- per jaar voor grote coöperaties met meer dan 3.000 leden en verschillende projecten. Dit komt neer op tussen €1,5 en €4 per jaar per lid. Daarnaast wordt een eenmalige bijdrage (opstartkosten) gevraagd bij ingebruikname van Econobis. Deze bijdrage is bedoeld voor de eenmalige kosten van het inrichten van het systeem voor jouw organisatie. Het tarievenblad van Econobis is op aanvraag verkrijgbaar.

De lidmaatschapsbijdrage aan Coöperatie Ecode is inbegrepen in de abonnementskosten van Econobis. Je kunt je aanmelden als aspirant-lid van Coöperatie Ecode.

We houden je dan op de hoogte van de verdere ontwikkeling van Econobis en je coöperatie krijgt toegang tot de demo-omgeving van Econobis, om alvast eens rond te kijken in het systeem.
We kunnen indien gewenst samen inplannen wanneer je Econobis kunt gaan gebruiken, eventueel het overzetten van bestaande gegevens (datamigratie) voorbereiden en je kunt desgewenst zelf meepraten door plaats te nemen in de klankbordgroep.

Hoe werkt het administratiesysteem?

Econobis is sinds april 2018 beschikbaar. Inmiddels hebben ca. 50 coöperaties, met verschillende projecten – energiebesparing, postcoderoos, participatieprojecten – Econobis in gebruik genomen (stand van zaken medio april 2019). In de informatiebrochure kun je lezen welke functionaliteiten zijn opgenomen in de eerste versie van Econobis. Er is ook een handleiding in de vorm van een online wiki beschikbaar en op het Econobis forum kun je mede-gebruikers vragen stellen. Voor een overzicht van alle huidige gebruikers kijk op www.econobis.nl.

Welke kennis is nodig om het administratiesysteem te gebruiken?

Je hebt geen specifieke kennis nodig om Econobis te gebruiken. Uiteraard zullen ervaring met het gebruik van een administratiesysteem en digitale vaardigheden helpen bij het gebruik. Er is een handleiding van het systeem beschikbaar. Voor gebruikers worden ook (on- en offline) trainingssessies georganiseerd en is het beheerteam beschikbaar voor vragen. Het beheerteam zorgt voor het migreren (overzetten) van de bestaande gegevens van je organisatie naar Econobis, op voorwaarde dat een bestand wordt aangeleverd dat aan bepaalde criteria voldoet. Met de Econobis gebruikers bouwen we ook samen kennis op over onze administratieve processen en kunnen we werken aan best practices.

Welke extra voordelen biedt het?

Econobis is ontwikkeld met de kennis van bestaande processen van een aantal energiecoöperaties. De beschikbare functionaliteit is daarom toegespitst op het gebruik door energiecoöperaties en energie-initiatieven. Daarnaast is gebruiksgemak een belangrijk uitgangspunt geweest voor de ontwikkeling en zal dat blijven. Bovendien ondersteun je met het gebruik van Econobis de ontwikkeling van een eigen systeem voor de coöperatieve energiesector. Naast de ondersteuning voor de administratie van (postcode) projecten biedt Econobis ook de ondersteuning bij de besparingsreis van de bewoner.

Is het al beschikbaar?

De eerste versie van Econobis is in april  2018 opgeleverd. Deze eerste versie is vooraf uitvoerig getest en als eerste in gebruik genomen door de coöperaties die mede-initiatiefnemer van Econobis zijn. Indien gewenst kan je zelf Econobis testen. Op aanvraag maken wij voor jou een account aan op onze demo omgeving. Als je gebruiker wilt worden van Econobis dan doorlopen we een aantal stappen. We maken voor jou je eigen omgeving aan. In een eerste online sessie helpen wij je op weg met de eerste stappen. Vervolgens kunnen we, indien gewenst, je bestaande gegevens in Econobis importeren. Je bent dan klaar om met Econobis te werken.

Tevens organiseren we trainingen waarin je kunt leren hoe je met Econobis kan werken. Daarnaast faciliteren we bijeenkomsten waarin gebruikers kennis en ervaringen kunnen uitwisselen. We willen samen met elkaar onze sector professionaliseren.

Wie kunnen gebruik maken van het administratiesysteem?

Econobis is bedoeld voor burger energiecoöperaties en energie-initiatieven, ofwel ‘rechtspersonen opgericht volgens Nederlands recht, die zich richten op een duurzaam en efficiënt energiesysteem’ voor en door burgers. Econobis is onderdeel van Energie Samen. Energie Samen is de brancheorganisatie voor duurzame energie-initiatieven van burgers. Samen met duurzame initiatieven uit steden, dorpen en wijken, van vrienden en van buren, steekt Energie Samen de handen uit de mouwen voor meer en sterkere (lokale) duurzame energie en -besparingsprojecten! Want zeggenschap en eigenaarschap van de lokale omgeving, dat vinden wij belangrijk. Samen zorgen we ervoor dat iedereen kan meewerken aan een schone en betaalbare energievoorziening voor ons allemaal.
Daarnaast is Econobis Open Source software, gebouwd op open source platformen zoals Laravel, React, MySQL en Alfresco. Dat betekent dat iedereen kan meehelpen aan de continuïteit van Econobis en dat we niet gebonden zijn aan één leverancier.

Hoe worden persoonsgegevens beschermd?

Wanneer je als energie-initiatief Econobis gebruikt voor leden-, projecten- en financiële administratie, leg je in het systeem persoonsgegevens vast. Samen zijn we ervoor verantwoordelijk dat deze persoonsgegevens goed beschermd worden. Je coöperatie sluit met Econobis B.V. een verwerkersovereenkomst af. In deze verwerkersovereenkomst en de gebruikersvoorwaarden van Econobis is opgenomen hoe Econobis B.V. zorg draagt voor bescherming van persoonsgegevens. Het systeem biedt technisch een aantal waarborgen en wordt regelmatig getest op veiligheid, maar kan niet volledig afdwingen hoe gebruikers met het systeem omgaan. Naast deze maatregelen is het daarom belangrijk om als coöperatie proces- en gedragsafspraken te maken met gebruikers van het systeem en als coöperatie te zorgen voor een goede implementatie van privacybeleid.

Contact voor al je vragen: info@econobis.nl